Mark de Vries skryf in sy boek, Sustainable Youth Ministry[i], dat die werwing van vrywilligers een van die goed is wat leiers van enige bediening die meeste op ’n lukrake manier hanteer. Die meeste van ons plaas heel aan die begin of einde van die jaar ’n “vakature” advertensie in die gemeente se bulletin. Ons hoop om al die vakatures vir vrywilligers te vul, maar gewoonlik kry ons een of twee (soms meer, soms minder) aanmeldings op hierdie manier. Die volgende stap in die proses is gewoonlik om een of twee keer “voor in die kerk” te gaan staan en vertel hoe lekker die bediening is en dat ons mense nodig het, hoewel ek reken dat meeste mense argumenteer – as dit so lekker is, hoekom het julle mense nodig? Ek het al die desperate tegniek ook gehoor, dat op die dag van kategese indelings, die dominee voor die ouderdomsgroep en hulle ouers gaan staan en sê, “Daar is niemand wat vir Sondagskool vir julle kinders kan help nie. Julle kinders kan maar huis toe gaan.” Dan, met wrewel en/of geweldige skuldgevoel steek ’n ouer of wat hul hand op sodat hul bloedjies darem net iemand het.
De Vries skryf dat die effektiefste manier om vrywilligers vir jeugbediening te werf (asook verskeie ander bedieninge) is om individue te nader. In die geval van jeugbediening is dit, om lank voor die einde van die jaar of die bestaande groepleiers of betrokke ouers, eerstens te pols oor hul eie beskikbaarheid. Dis gewoonlik mense wat vanuit ’n roepingsbesef en/of verantwoordelikheidsbesef by die bediening betrokke is. Hulle het dus reeds op ’n manier by die bediening ingekoop. Om vroegtydig met hulle ’n doelbewuste gesprek te hê, kommunikeer in die eerste plek dat hulle werk en bydrae belangrik is en dat hulle “raakgesien” word.
Wanneer hierdie mense nie kan of wil aangaan nie, is dit belangrik om uit te vind hoekom nie. Soms is dit omdat hulle kapasiteit, kennis en vaardighede vir die bediening nie voldoende is nie. Dit beteken dat die leier van die bediening meer aandag aan versorging, mentorskap en opleiding moet gee. Wanneer een vrywilliger so voel, is daar gewoonlik ’n paar ander wat ook so voel. Wanneer die bedieningsleier hieraan aandag gee, sal so vrywilliger dalk waarskynlik kans sien om voort te gaan. Dit gebeur egter dat vrywilligers se werk of persoonlike omstandighede verander wat die eis vir hulle te hoog maak.
Wanneer ’n vrywilliger uittree of ’n ouer nie kans sien om meer gereeld betrokke te raak nie, vra vir ’n naam en kontaknommer van iemand anders wat hulle ken. Vra sommer ook die vrywilliger/ ouer om solank vooraf die kontak te waarsku, voordat jy nog kan bel.
De Vries gee ook die baie praktiese raad dat jy vir werwing-oproepe ’n “calling script” opstel. Dis ’n paar notas wat jy voor jou hou wat jou sal help om so duidelik as moontlik te kommunikeer en die persoon duidelik te laat verstaan wat dit is wat jy wil verwag. Volg die oproep op met ’n e-pos (nie ’n e-pos eerste nie!) en selfs ’n koffie afspraak.
Dit impliseer dat jy ’n duidelike taak omskrywing vir die vrywilliger ook moet kan gee. Dis letterlik ’n lysie van verwagtinge om die eis van die werk duidelik te maak. Dis so eenvoudig soos ’n “bullet point” lysie. My standaard taak omskrywing is soos volg:
Ons het (spesifiseer totale getal vrywilligers) mense nodig wat as dissipels van Jesus doelbewuste dinge weekliks saam met ‘n spesifieke groepie kinders sal doen. Ons verwag die volgende van ‘n fasiliteerder:
- Om ’n lidmaat van X Gemeente te wees, die visie na te streef en aan die eredienste van die gemeente deel te neem
- Om weekliks die gemeente se eredienste by te woon
- Om die kinders te help om gefokus saam te gesels rondom die tema van die week
- Om die name van die kinders in jou groepie te leer ken
- Om ongeveer 30 minute per week af te staan om die kinders in jou groepie buite die kleingroepie beter te leer ken (bv. skool geleenthede by te woon, te bel of WhatsApp/SMS, gelukwensing met verjaardag, ens.)
- Om bewus te wees van belangrike gebeure in die lewens van die kinders in jou groepie
- Om een maal per kwartaal saam met die ander fasiliteerders te vergader ter wille van bemoediging, evaluering van die program, opleiding en gesamentlike gebed
- Om saam te dink oor maniere om tot diens te wees van die kinders wat nie sterk verbind is aan die gemeente nie.
Die lysie kan ’n paar ander goed hê wat kontekstueel tot jou gemeente is, bv. indien julle gereeld kamp of uitreik of diensprojekte in die gemeente het, sodat die vrywilliger duidelik sal weet wat verwag word. Die kort en die lank is dat ’n vrywilliger so duidelik as moontlik prentjie moet hê van wat die bediening behels.
Moenie die advertensie in die bulletin vergeet nie, maar persoonlike kontak en doelbewuste, gefokusde werwing gaan die bediening in die langtermyn baat, wat energie en standhoudendheid betref.
[i] DeVries, M. (2008) Sustainable Youth Ministry. Why Most Youth Ministry Doesn’t Last and What Your Church Can Do About It. IVP.
